직장 생활을 하다 보면 매일 열리는 회의, 그런데 끝나고 나면 '오늘 뭐 결론 난 거 있나?' 싶은 경험, 다들 한 번쯤 있으시죠? 특히 20대 직장인이라면 회의 참여가 익숙하지 않아 시간만 소비하는 경우도 많습니다. 회의는 시간을 쓰는 활동이 아니라, 문제를 해결하고 결정을 내리는 과정이어야 합니다.
이번 글에서는 비효율적인 회의를 줄이고, 생산성을 높이는 똑똑한 회의법을 소개합니다. 불필요한 회의는 줄이고, 꼭 필요한 논의만 깔끔하게! 지금부터 함께 알아볼까요?
1. 회의 전 '아젠다'는 필수! 목적과 논의할 내용을 명확히
아젠다(Agenda)는 회의의 핵심입니다. 어떤 주제로 논의할지, 어떤 결정을 내려야 하는지를 미리 공유하면 회의 시간이 자연스럽게 짧아집니다.
✔️ 아젠다 작성 체크리스트
- 회의 목적이 명확한가? (정보 공유 / 의사결정 / 아이디어 회의 등)
- 논의해야 할 주제는 몇 개인가? (3개 이하로 제한)
- 참석자가 꼭 필요한 인원만 선정되었는가?
2. 시간 낭비 막는 회의 기본 규칙 세우기
회의가 길어지는 가장 큰 이유는 논의가 산으로 가거나, 발언이 중복되기 때문입니다. 이를 방지하기 위해 간단한 회의 룰을 설정해보세요.
✔️ 회의 룰 예시
- 회의 시작 전 각자 발언 시간 제한 (예: 1인당 3분)
- 주제에서 벗어난 내용은 별도로 기록하고 다음 회의로 넘기기
- 종료 시간 엄수, 시간 초과 시 추가 일정 잡기
3. 회의록은 실시간으로, 간결하게 작성하기
회의록은 회의의 결과물입니다. 회의가 끝난 뒤 "그래서 어떻게 하기로 했지?"라는 질문이 나오지 않으려면, 결정 사항과 담당자, 마감일을 명확하게 기록해야 합니다.
✔️ 효율적인 회의록 구성
- 논의 주제
- 결정 사항 (To-Do 리스트)
- 담당자 및 마감일
- 추가 논의가 필요한 사항
구글 문서, 노션, 슬랙 등으로 회의록을 공유하면 실시간 수정과 확인이 가능합니다.
4. 회의는 짧고 굵게! '스탠딩 미팅' 도입하기
특히 데일리 미팅(일일 업무 점검)이나 간단한 공유 회의는 스탠딩 미팅으로 진행하면 시간 단축에 효과적입니다. 의자 없이 서서 진행하면 불필요한 대화가 자연스럽게 줄어듭니다.
✔️ 스탠딩 미팅 기본 포맷 (10~15분)
- 어제 한 일
- 오늘 할 일
- 현재 겪고 있는 문제점
5. 참석하지 않아도 되는 사람은 과감히 제외하기
참석자가 많을수록 회의는 길어지고, 집중력도 떨어집니다. 모든 사람을 회의에 부를 필요는 없습니다. 꼭 필요한 사람만 참석하고, 회의록으로 결과만 공유해도 충분합니다.
✔️ 참석자 선정 기준
- 논의 주제와 직접 관련이 있는가?
- 의사결정에 영향력이 있는가?
- 결정된 결과를 실행할 책임이 있는가?
마무리: 일 잘하는 직장인은 회의도 다르게 합니다
비효율적인 회의는 시간을 낭비할 뿐만 아니라, 팀의 에너지도 갉아먹습니다. 오늘 소개한 똑똑한 회의법을 실천하면서 더 생산적이고 깔끔한 회의를 만들어보세요. 불필요한 회의를 줄이고, 정말 필요한 논의에만 집중할 때, 여러분의 업무 효율성도 한층 더 높아질 것입니다.